Правила деловой переписки по e-mail

Деловые люди в современном мире все меньше уделяют внимание написанным от руки документам и письмам, предпочитая им более удобную и практичную альтернативу – электронную переписку. Она удобна, проста и позволяет сэкономить кучу времени. Однако, желая построить себе репутацию действительно успешного и делового человека, очень важно даже в таком деле как отправка e-mail соблюдать правила деловой переписки. Понятно, что их существует огромное множество, но остановимся на самых главных из них.

Правила деловой переписки: на что надо обратить внимание?

Составляя очередное электронное письмо, адресованное своему деловому партнеру, обратите внимание на то, что:

1. Очень важно указывать тему письма. Прописанная тема e-mail позволит адресату легко выделить его среди множества других и прочитать практически сразу после получения, если оно окажется, тем, что было необходимо. Поэтому не забывайте указывать тему своего послания, отображая ее в наиболее лаконичной форме.
2. Не забывайте о персональном обращении. Как бы это надоедливо не звучало, в очередной раз, отправляя письмо делового характера, обязательно начинайте его с приветствия и персонального обращения к получателю. Личное обращение вызывает доверие, тогда как его отсутствие считается некорректным со стороны отправителя.
3. Излагайте свои мысли лаконично. Несмотря на то, что электронные письма сегодня практически не ограничены в размерах, пишите в письме только краткую суть его обращения. Если же ваше сообщение велико либо представляет собой форму некого документа, прикрепите его к письму в виде отдельно вложенного документа. При этом не забывайте о том, что самым первым следует указывать даты, место встречи либо контакты для обратной связи – это очень ценится среди деловых людей, так как помогает им быстрее сориентироваться и сопоставить свой график с каким-либо новым предложением.
4. Избегайте применения сленга и принятых внутри компании сокращений, если письмо адресовано клиенту либо деловому партнеру. Некоторые слова, англоязычные сокращения и понятные между сотрудниками одной организации условные обозначения значительно сокращают скорость обмена информацией между коллегами, но это никак не относится к тому случаю, когда речь идет об отправке сообщения какому-либо бизнес-партнеру либо клиенту. Составляя подобное письмо, следите за тем, чтобы все слова имели правильное написание, избегайте двусмысленных фраз и наводящих на размышление сокращений.
5. Следите за грамотностью речи. Деловая переписка потому и называется деловой, что предполагает сохранение сухого, делового тона, лишенного эмоциональной окраски. Поэтому, сев за написание делового e-mail откажитесь от чрезмерного применения восклицательных знаков, разнородных шрифтов и тому подобного. Присутствие подобных знаков в письме способно несколько пошатнуть с трудом выстроенную репутацию серьезного делового человека.
6. Заведите для деловой переписки отдельный ящик. Устроившись на новую работу и начав вести диалоги c множеством деловых людей, откажитесь от использования э-мейлов, содержащих в названии всяческие слова по типу konfetka@…, zaya@… и тому подобное. В данном случае более разумно завести отдельный почтовый ящик, название которого не вызовет ни у кого нелепых ассоциаций и тому подобного.
7. Заведите привычку отвечать сразу же после получения важного письма. Как только к вам на почту поступило что-либо важное и играющее для вас решающую роль, старайтесь писать ответ человеку в самые крайние строки. Это позволит вам прослыть весьма активным человеком, отличающимся оперативностью работы.
8. Позаботьтесь о наличии подписи и контактной информации. Сегодня в каждом почтовом ящике есть функция готовой подписи, которую просто необходимо использовать всем тем, кто крутится в деловых кругах. Кроме нее каждое ваше письмо должно сопровождаться контактной информацией, чтобы в случае чего потенциальный клиент или партнер мог запросто вам позвонить и обсудить все интересующее его вопросы. Рядом с именем и контактами также надо правильно указывать название своей должности.
9. Отвечайте в том же письме, что вам прислали, не создавая новый диалог. Если вы будете каждый раз писать ответное письмо, открывая для этого новую тему, это создаст своеобразные трудности для получателя. Последнему будет сложно отследить последовательность получения писем от вашего имени. Лучше всего нажиматься в полученном письме на кнопочку «Ответ» и, тем самым продолжить ранее начатый диалог.

Как видно, правила этики существуют в деловом мире даже касаемо электронной переписки. А потому их надо помнить и использовать на практике. Это позволит зарекомендовать себя в глазах окружающих как надежного и крайне ответственного бизнес-партнера, с которым выгодно вести дела.